|
■
Офисный переезд своими силами
■
Профессиональный офисный переезд
■
Комбинированный переезд офиса
■
Организация офисного переезда
■
Сколько стоит офисный переезд
■
Отзывы о переезде офиса
Нередко в офисе для переезда объявляют
аврал и в нем участвуют все его сотрудники. Женщины собирают и пакуют
вещи, мужчины разбирают, собирают и переносят мебель, аппаратуру и т.д.
В таком случае, если у компании нет своего большегрузного транспорта,
нанимают только подходящий автомобиль для переезда.
Самостоятельный переезд очень экономичен,
но подходит только для небольших офисов, где нет значительного
количества тяжелых вещей и сотрудники согласны заниматься также
непрофильной работой. К сожалению, при самостоятельном переезде могут
пострадать ценные вещи, оборудование, которое было упаковано или
перевезено без соблюдения определенных правил. Так могут потрескаться
неправильно закрепленные экраны и корпуса компьютеров, ксероксов,
счетных машин и т.д. Может оказаться попорченной полировка мебели.
Разобрать и собрать ее могут неверно, по пути потеряв часть деталей.
Поэтому лучше не разбирать мебель, чтобы не получить сколы, расшатывание
крепежа. Стоит иметь в виду, что офисная мебель выдерживает лишь до 6
циклов сборки-разборки, так что лишний раз ее лучше не разбирать.
Дорогая же и антикварная мебель вообще никогда не разбирается при
переезде.
Следует объяснить своим «грузчикам», что
мебель нужно именно нести, а не волочить, хотя последнее легче.
|
|
При отсутствии опыта и тренировок легко
упустить из рук зеркало, большой компьютер и т.д.
Важно и то, что даже если в офисе есть
достаточное количество мужчин, не все они годятся в грузчики: кто-то
просто слабого телосложения, у кого-то проблемы с давлением, суставами и
т.д. Вполне возможно, что бодрящийся персонал после переезда надолго
уйдет на больничный лист и офис не сможет нормально функционировать.
Тем не менее, если вы решили переезжать
собственными силами, то в первую очередь нужно позаботиться об
упаковочном материале. В качестве такового потребуются гофрокартон
(картонные коробки), скотч, защитные уголки, упаковочная (оберточная)
бумага, пленка, пенопласт, поролон, а также мягкая, плотная ткань
(пледы, накидки и т.д.).
Сначала все вещи извлекаются из шкафов и
сортируются. Возможно, что-то пойдет на выброс – меньше придется
перевозить. Отдельно от обычных вещей перевозятся легковоспламеняющиеся
и горючие вещества.
Далее вещи упаковываются в коробки и
мешки, которые стоит подписать или пронумеровать, расшифровав номера в
отдельном блокноте: «1 – факс», «2 – бухгалтерский архив», «3 –
переписка с клиентами», «4 – компьютер Иванова», «5 – стекло от шкафа
Петрова» и т.д.
После упаковки компьютеров, оргтехники,
упаковывают мебель, зеркала, цветы. Из мебели следует достать съемные
полки, выдвижные ящики, стеклянные элементы. Они пакуются и перевозятся
отдельно.
Дверцы
столов и двери шкафов необходимо зафиксировать, закрыв на ключ
или заклеив скотчем. Тогда они не откроются при транспортировке и не
получат лишних повреждений.
Грузить вещи нужно осторожно: сначала
тяжелые и объемные предметы, потом более легкие коробки и мешки. Вещи
должны плотно прилегать друг к другу, но при этом не биться и не
тереться. Лучше проложить между мебелью и оборудованием мягкие вещи.
Маршрут для переезда лучше определить
заранее. Также стоит иметь запасной вариант, т.к. маршрут может
измениться из-за пробок, а также из-за других непредвиденных
обстоятельств.
В зимнее время потребителям не стоит забывать о
перепадах температуры и влажности. Поэтому перед собственно погрузкой
нужно открыть окна и оставить мебель, чтобы она постепенно остыла и не
деформировалась от резкого перепада температуры и влажности, чтобы не
помутнел лак и не образовался конденсат на натуральной и лакированной
древесине. Точно также в новом офисе нужно расставить мебель при
открытых окнах и лишь через некоторое время закрыть их.
У профессионального переезда свои плюсы и
минусы. Плюсов много:
– нет проблем с качественным упаковочным
материалом (он у перевозчиков свой, апробированный);
– нет проблем с грамотной упаковкой вещей,
сборкой и разборкой мебели (наработан опыт и имеются все необходимые
инструменты);
– нет проблем с переноской тяжелых и
габаритных вещей (есть опытные, тренированные грузчики);
– нет проблем с подходящим транспортом
(есть обкатанные автомобили для различных задач).
– переезд происходит быстро: компания не
теряет время, сохраняет здоровье своих сотрудников и не упускает
прибыль.
Значительный минус: услуги мувинговой
компании для потребителей не дешевы. К тому же не всякая мувинговая компания
укомплектована грамотными и опытными работниками. Так что риск при
переезде остается даже тогда, когда мы нанимаем профессионалов.
При переезде офиса поребителям можно попытаться
одновременно и сэкономить, и провести его с минимальными потерями. Так,
можно силами собственных сотрудников подготовить вещи и оборудование к
переезду: отсортировать, упаковать и подготовить их к транспортировке.
Погрузку и разгрузку, а также перевозку заказать у мувинговой компании.
В таком случае можно сэкономить на упаковочных материалах и работах.
Также можно большинство работ выполнить
самостоятельно, а у мувинговой компании заказать лишь отдельные услуги:
перевозку мебели, сейфов, крупногабаритных шкафов, работу грузчиков,
водителей, собственно транспортное средство, а также необходимое
оборудование для погрузки и выгрузки крупногабаритных вещей. Отдельно
можно купить у мувинговой компании и профессиональный упаковочный
материал, заказать разборку-сборку мебели, монтаж-установку оргтехники,
кондиционеров, подготовку самого удобного маршрута, подъездных путей,
демонтаж дверных проемов (если требуется), расстановку офисной мебели на
новом месте, уборку старого офиса, вывоз мусора и т.д.
Если в целом переезд делается собственными
силами потребителей, то переезд кабинетов руководящего состава стоит поручить мувинговой компании, так как в этих помещения мебель обычно очень
дорогая.
▲
Конечно, переезд офиса требует серьезной
организации. Можно упустить «мелочи», которые легко создадут крупные
проблемы. Так, заранее стоит позаботиться о необходимом количестве мест
на парковке для грузовых автомобилей и договориться с администрацией,
т.к. нередко бизнес-центры вводят ограничения для проезда грузового
транспорта.
Также заранее нужно составить список
сотрудников транспортной или мувингой компании, которые будут
осуществлять переезда офиса, и заказать для них пропуски.
Стоит согласовать с администрацией
использование тех или иных лифтов, которые будут нужны при переезде
офиса. Конечно, в дни переезда они должны работать.
Заблаговременно следует известить
сотрудников о дате и времени переезда, дать им поручение отключить
оборудование, собрать и упаковать необходимые документы, чтобы не
получилось: в офис пришли упаковщики и грузчики, а сотрудники еще
трудятся на своих рабочих местах.
Рекомендуется организовывать переезд офиса
следующим образом:
После заключения договора с владельцем
нового офиса, предупредить сотрудников и сообщить им дату переезда.
Предупредить владельца арендуемого
помещения о том, что компания собирается переезжать.
Найти подходящую мувинговую компанию,
которая осуществит переезд офиса «под ключ» или окажет отдельные
необходимые услуги.
Воспользоваться услугами
специалиста-оценщика, который проведет грамотную оценку, даст
профессиональные советы и рекомендации. Составить смету для переезда
офиса. Изучить условия договора, предлагаемого мувинговой или
транспортной компанией. Подписать откорректированный договор.
Спланировать расположение мебели в новом
офисе, определить рабочее место каждого сотрудника компании, чтобы
избежать конфликтов и дележа новой территории.
Подготовить упаковочный материал: коробки
и полиэтиленовые пакеты (если переезд офиса осуществляется
самостоятельно).
Рассортировать вещи.
Выбросить лишнее и ненужное.
Упаковать вещи.
Подписать коробки и мешки.
За пару дней до переезда уточнить у
мувинговой компании дату и время прибытия ее работников.
Предупредить новых соседей по офису о
времени переезда.
Напомнить собственным сотрудникам, чтобы
они начали собирать вещи для переезда.
Важную информацию на компьютерах сохранить
в резервные копии.
Совместно с представителем мувинговой
компании сделать полную опись вещей, предназначенных для переезда в
новый офис (количество, состояние и работоспособность вещей,
оборудования).
Если за упаковку описанных вещей отвечает
мувинговая компания, то присутствие сотрудников офиса не обязательно.
Погрузить вещи в машину (машины).
Перевезти вещи по новому адресу.
Разгрузить мебель.
Распаковать мебель, цветы, зеркала,
предметы интерьера.
Распаковать офисное оборудование:
компьютеры, кондиционеры, ксероксы и т.д.
Расставить вещи по своим местам,
осуществить монтаж оборудования под контролем представителя офиса
согласно описи перевозимого имущества.
Обычно расценки на офисный переезд
для потребителей назначают, исходя из стоимости перевозки одного рабочего места. В него
включается рабочий стол, кресло или стул, тумбочка, ящики и часть шкафа.
Ориентировочная цена переезда рабочего
места сотрудника – от 1500 рублей.
Перевозка рабочего места руководителя
обходится дороже, так как в него входит и большее количество предметов,
и сами они, являясь более дорогими, требуют особого внимания.
Ориентировочная цена переезда рабочего места руководителя – от 3500
рублей.
Стоимость зависит от вида переезда: «под
ключ» или оплата только отдельных услуг (материалы, упаковка,
погрузка-разгрузка, транспорт и т.д.).
Средняя цена на услуги грузчиков – от 250
рублей в час.
Выезд оценщика и составление сметы
для потребителей бесплатны. Также в качестве бонуса может быть бесплатным вывоз мусора
после переезда. Мувинговые компании могут предоставлять офисам скидки на
свои услуги.
«Все было нормально, только две коробки
лопнули на лестнице и документы разлетелись…»
«Особо переживала за аквариумных рыбок из
кабинета шефа, но не сдохли по пути, нормально доехали…»
«Заказывали отдельно коробки. Привезли
вовремя и показали, как лучше в них упаковывать...»
«Очень долго все делали и кое-что по
мелочи потеряли по пути…»
«Машина была меньше нужной. Грузчики –
какие-то студенты или бедные родственники начальника фирмы – ничего не
умеют, все по многу раз роняли. Разобрать-собрать ничего толком не
могут… Полчаса работают – полчаса перекур… Мебель поцарапали и
испачкали. Денег взяли больше, чем договаривались. Очень ими
недовольна…»
Подробнее о выборе мувинговой компании,
составлении договора, специфике перевозки различных вещей, подручных и
профессиональных упаковочных материалах, грузчиках, транспорте,
специфике встречного и зимнего переезда, а также о приметах и фен-шуе
при переезде см. в разделе
«Грамотный переезд квартиры».
|